Misschien herken je het wel. Je denkt dat je wel weet hoe iets zit, gaat vol goede moed aan de slag met een opdracht voor je werk of studie, en komt er vervolgens achter dat je het toch nét wat anders hebt gedaan dan de bedoeling was. Kennelijk was er een aanname ingelopen bij je. Wat zuur is, want dat levert je extra werk op. Gelukkig ben je niet de enige, want aannames komen veel voor. Heel veel. Waarom doen we met zijn allen eigenlijk zoveel aannames? En, belangrijker nog: hoe voorkom je ze?

Aannames in het bedrijfsleven

70% van de MKB-bedrijven geeft aan dat ineffectieve communicatie hun primaire probleem is, blijkt uit onderzoek. En een kostbaar probleem. Zo spendeert een bedrijf met 100 werknemers meer dan zeventien uur per maand per persoon aan het oplossen van onduidelijkheden in de communicatie. De kosten van slechte communicatie zijn daardoor gemiddeld €24.000 per werknemer. Hoe passen aannames in dit verhaal? Nou… waar niet? Een website ontwerpen voor een klant en er vervolgens achter komen dat jullie een heel ander idee hadden van wat “strak design” inhoudt, en het vervolgens opnieuw mogen doen? Jammer... Een presentatie maken op verzoek van je manager, veel tijd besteden aan de details en inhoud en vervolgens horen dat het vooral om de grote lijnen ging, dat de presentatie veel te uitgebreid is en je meer dan de helft mag schrappen? Demotiverend… Of een gesprek met een klant uitstellen omdat je bang bent dat deze ontevreden zal zijn (wat ontzettend mee blijkt te vallen)? Zonde van de tijd en je zenuwen! Zo kunnen we nog wel even doorgaan met voorbeelden noemen, maar je snapt het idee wel.

Aannames binnen Calco

Ook bij Calco is menselijkheid ons niet vreemd en wordt er zo nu en dan zeker een aanname gedaan. Zo hebben trainees soms al een bepaald beeld van een specifieke functie of een bepaalde opdrachtgever, gebaseerd op hoe de functietitel klinkt, of verhalen die ze gehoord hebben over een opdrachtgever. Zo wilde een trainee die programmeren heel leuk vond geen functie aannemen waar het woord “tester” in de functietitel zat. Want, zo zei ze, ze wilde programmeren, niet testen. Toen ze uiteindelijk toch het gesprek wilde aangaan, kwam ze erachter dat het een heel technische functie was, waarbij ze veel in de code mocht werken en waarbij ze ook zou leren om tools en testen te gaan programmeren die gebruikt zouden worden om applicatiecode te testen. Uiteindelijk is ze voor deze functie gegaan, en ze heeft het er tot op de dag van vandaag naar haar zin. Moraal van dit verhaal? Aannames kunnen er overal insluipen en het is goed om je daarvan bewust te zijn. Anders kan je zomaar mooie kansen mislopen, of jezelf opzadelen met onnodig extra werk.

Waarom doen we eigenlijk aannames?

Onze hersenen zijn erop ingesteld om zo min mogelijk energie te gebruiken. Herken je het dat je soms onderweg bent en dan een afslag inslaat die je vaak neemt, terwijl je eigenlijk heel ergens anders heen wilde? De automatische piloot heeft het dan even overgenomen. Dit is ook wat er onbewust gebeurt wanneer je aannames doet: op basis van eerdere ervaringen en kennis willen onze hersenen ons een plezier doen en helpen ze ons om snel te kunnen schakelen, beslissingen te nemen en vlot tot actie over te gaan. Dit kan vaak goed gaan, maar daar staat tegenover dat het ook goed mis kan gaan. Dus het is fijn om je eigen aannames te gaan herkennen en ze te kunnen voorkomen.

Hoe kun je aannames voorkomen?

Een belangrijke skill wanneer je start met werken (maar ook wanneer je al jarenlang werkt en er misschien onbewust toch hier en daar nog wat aannames in sluipen), is het stellen van vragen in plaats van zaken zelf in te vullen. Let bij jezelf en anderen op zinnen als “ik ga ervan uit dat…” “het lijkt me logisch dat…” of “ik denk dat het veilig om te zeggen is dat…” Dit zijn typische zinnen die vooraf kunnen gaan aan een aanname. Overigens is het doen van de aanname op zich niet zo erg. Zo lang je je er maar bewust van bent en je deze aanname toetst bij de mensen uit je omgeving, om zo te onderzoeken of het klopt wat je denkt. Het stellen van open vragen helpt je hierbij, en ook het gebruiken van LSD. Ehh… wat? Ja, LSD: Luisteren, Samenvatten, Doorvragen. Werkt heel goed. Neem dat maar van ons aan 😉. Bij Calco is dit één van de soft skills waar we tijdens de opleidingsperiode bij ons op kantoor met je mee aan de slag gaan. Klinkt dat interessant? Neem dan een kijkje bij onze IT en Finance traineeships!