“Actiever uitdragen waar je mee bezig bent”

“Learning point: stories één op één bespreken met developers”

“Duidelijkere, proactieve communicatie over veranderingen”

“Bespreek (belangrijke) dingen niet alleen mondeling, maar zet het ook op de mail”

“Geen duidelijkheid over status van bepaalde projecten en stories”

“We krijgen geen respons van onze databron”

Zie hier zomaar een greep uit de aandachts- en verbeterpunten van onze retrospectives en andere evaluatiemomenten. Het is je misschien al opgevallen: al deze punten hebben met communicatie te maken. Of, beter gezegd, met het gebrek aan duidelijke communicatie of zelfs het gebrek aan communicatie in het algemeen.

Communiceren zonder door na te denken

Communiceren: je doet het vaak zonder erbij na te denken. Toch zou het goed zijn om er meer aandacht aan te besteden. Niet alleen door je mail nog een keer door te lezen voor je op ‘verzenden’ klikt, maar ook door jezelf vragen te stellen. Met andere woorden: denk actief na over hoe je communiceert.

Ga bijvoorbeeld bij jezelf na wat je eigenlijk precies wil zeggen: wat is het doel van het gesprek of de mail en komt dit goed over? Op welke manier zeg je iets? Is achtergrondinformatie vereist? Kan dat wat je zegt op meerdere manieren geïnterpreteerd worden? Is het voor anderen ook duidelijk waar je mee bezig bent? En ga zo maar door. Inderdaad, veel dingen die je jezelf af moet vragen. Wat mij betreft is dit ook één van de voordelen van agile werken: tijdens stand-ups, refinement sessies retrospectives moet je actief nadenken over wat je doet, wat je wil zeggen, waarom je iets doet, wat er verwacht wordt en hoe iets gaat. Dit helpt jou met je werk en het geeft duidelijkheid aan je teamleden en de stakeholders.

Dit nadenken tijdens het communiceren is niet alleen van belang wanneer je de verzender bent, maar ook wanneer je de ontvanger bent. Kan het zijn dat je aannames maakt of dat je iets verkeerd interpreteert? Heb je wel de benodigde achtergrondinformatie? Heb je het doel net zo duidelijk voor ogen als de verzender? Luisteren, doorvragen en samenvatten is essentieel en kan veel communicatieproblemen en frustraties voorkomen.

Wat valt er te verbeteren

Je leest het al: goede communicatie vereist inspanning van beide kanten. En hier is nog veel verbetering te behalen, ook zeker bij mijzelf. In het eerste voorbeeld bovenaan dit artikel nam ik aan dat het wel duidelijk was waar ik mee bezig was. Niet dus. Het tweede voorbeeld is exemplarisch voor het belang van goede wederzijdse communicatie, onder andere om doelen en verwachtingen duidelijk in kaart te brengen. Zonder deze wederzijdse communicatie kan het zomaar zijn dat jij resultaat A verwacht, terwijl de ander ervan uitgaat dat het resultaat X moet zijn. In het meest ongunstige geval komen jullie daar beide pas na een lange tijd achter, waarna er veel onnodig werk is verricht en dus veel werk opnieuw moet worden gedaan.

Er zijn verschillende dingen waar rekening mee gehouden kan worden om je communicatievaardigheden te verbeteren. Maak bijvoorbeeld geen aannames en stem duidelijk af wat er verwacht wordt. Wat helpt is om mails/stories/plannen goed door te lezen, desnoods met een frisse blik een paar uur na het schrijven, en ervoor te zorgen dat alles duidelijk is.

Ook is het belangrijk om na te gaan hoe je overkomt en welke woorden je gebruikt. De toon, het taalgebruik en de manier waarop je iets zegt bepalen hoe je overkomt. Op papier komen mensen meestal harder over dan wanneer exact hetzelfde face-to-face (of camera-to-camera) gezegd wordt. Mondelinge communicatie is bovendien niet alleen belangrijk voor (emotionele) betrokkenheid – de wijze waarop een boodschap wordt gebracht maakt verschil – maar ook omdat het vaak duidelijker en sneller is. Vragen kunnen bijvoorbeeld direct gesteld worden en extra uitleg kan gegeven worden.

Ook als ontvanger is het belangrijk om bij jezelf of bij de ander na te gaan of alles goed overkomt en er geen ruis op de lijn zit. Vraag door, zeker bij twijfels. Stel checkvragen om te controleren of je iets goed hebt begrepen. Beter tien keer vragen, dan er pas na tien dagen erachter komen dat je iets verkeerd hebt begrepen.

Proactief communiceren

Een laatste punt dat ik graag wil benoemen is dat het ook belangrijk is om proactief te communiceren. Niet alleen tijdens een stand-up of andere sessie waarin je bespreekt waar je mee bezig bent en of je problemen bent tegengekomen, maar ook zeker bij (aankomende) veranderingen. Vooral wanneer deze veranderingen effect gaan hebben op meerdere mensen geldt wat mij betreft: geen nieuws is ook nieuws. In dit geval heb ik liever een gebrek aan duidelijkheid dan een gebrek aan communicatie. Liever drie keer proactief zeggen dat er nog geen duidelijkheid is dan helemaal niks zeggen, waardoor alle betrokkenen in het ongewisse blijven. Informatie blijft snel “ergens in de pijplijn hangen,” boodschappen komen niet aan of worden verkeerd begrepen en er ontstaan geruchten.

Ook als er geen veranderingen op de planning staan is proactief communiceren van belang. Zorg ervoor dat je zelf alle informatie verzamelt én dit ook deelt met anderen. Je kunt nog zulke goede ideeën hebben -- als je het niet goed over weet te brengen, dan heb je er niet veel aan.

Conclusie

Je hebt het gelezen: communicatie vergt inspanning. Het is niet enkel en alleen schrijven, lezen, spreken en luisteren. Hoewel het lastig kan zijn, is het goed om hierbij stil te staan. Zet voor jezelf op een rijtje waar je zelf denkt dat er verbetering te behalen valt en probeer deze verbeteringen stap voor stap door te voeren. Je zult merken dat bepaalde dingen steeds meer automatisch gaan, zoals het stellen van checkvragen als ontvanger of het geven van een zo volledig mogelijk beeld als verzender. Uiteindelijk zal dit je werk makkelijker en leuker maken!